Houd je zakelijke en privégegevens beter gescheiden
Heb je toen je startte als ondernemer ooit nagedacht over je zakelijke privacy? Zeker als je je bedrijf vanuit huis voert, is dit belangrijk. Als je geen eigen kantoor of ander bedrijfspand gebruikt dan staat je privéadres bij de KvK in het Handelsregister als het vestigingsadres van je bedrijf. Dit adres is door iedereen simpel op te vragen via een zoekopdracht.
Maar je bent ook verplicht om je adres op je website te vermelden en het staat ongetwijfeld ook op facturen, offertes en andere zakelijke documenten. En dan hebben we het nog niet over informatie die via socialemediakanalen wordt verspreid. Het op deze manier openbaar maken van je woonadres kan vervelende gevolgen hebben. Het is dan ook goed om hierover na te denken, het liefst voordat je je bedrijf bij de KvK gaat inschrijven.
Het zakelijk postadres
Als je een bedrijf aan huis hebt dan kan het praktisch zijn om hiervoor een zakelijk postadres aan te vragen bij MrKantoor. Je bedrijf krijgt dan een apart adres dat wordt gebruikt voor de KvK-inschrijving en ook op je zakelijke website, in je correspondentie en op alle andere plekken waar je de gegevens van je bedrijf communiceert.
Je privéadres blijft op die manier afgeschermd. Het is natuurlijk niet zo dat je niet meer vindbaar bent. Als iemand je per se thuis wil opzoeken dan is het vaak via allerlei omwegen wel mogelijk om uiteindelijk je privéadres te pakken te krijgen. Bijvoorbeeld als je je bedrijf bent gestart en toen je huisadres gebruikte voor je bedrijf.
Dan is er allicht een plek te vinden waar die oude gegevens nog terug te vinden zijn, zeker als een geïnteresseerde daarvoor AI inschakelt.
Grenzen aan zakelijke privacy
Officiële instanties zoals de Belastingdienst en justitie of de gemeente hebben te allen tijde de beschikking over je privéadres. Dat kun je niet afschermen. Ook deurwaarders en incassobureaus kunnen informatie opvragen bij de gemeente als er een vordering op je openstaat waarvan de betalingstermijn inmiddels ruimschoots is verstreken. Overigens neemt een virtueel kantoor ook documenten van deurwaarders aan als zij zich bij het kantoor melden met een beslaglegging.
En mocht je als ondernemer worden verdacht van een strafbaar feit dan weten politie en justitie je uiteraard ook prima te vinden op je woonadres. Zakelijke privacy is dan ook puur bedoeld om te voorkomen dat je ongewenst bezoek krijgt van klanten, vertegenwoordigers van bedrijven die hun zakelijke diensten willen aanbieden of andere puur zakelijke contacten die je liever niet aan de deur hebt als je net met je gezin aan tafel wilt gaan.
Adres laten afschermen in het Handelsregister
In Nederland zijn de gegevens van bedrijven in principe transparant en dus toegankelijk. Een klant of andere belanghebbende moet de adresgegevens van je bedrijf zonder al te veel moeite kunnen vinden. Alleen in uitzonderlijke gevallen kun je om afscherming van je privéadres vragen. Dit kan bijvoorbeeld bij ernstige bedreigingen of een ernstig incident dat al heeft plaatsgevonden.
Zo’n verzoek moet door de KvK worden getoetst, alleen bij voldoende grond kan het worden ingewilligd. In de meeste gevallen gebeurt dit voor een bepaalde periode en wordt daarna beoordeeld of de afscherming wel of niet moet worden verlengd. De KVK maakt daarbij onderscheid tussen concrete en waarschijnlijke dreiging. Meer informatie is te vinden op hun website.
Zo pas je het adres van je bedrijf aan
Wanneer je als ondernemer gebruik gaat maken van een domicilieverlener, oftewel een zakelijk postadres, dan is het belangrijk dat je alle oude informatie verwijdert. Het adres pas je online aan via de website van de KvK zodat de juiste gegevens in het Handelsregister worden vermeld. Vervolgens is het slim om een checklist te maken van de plekken waar je je adres ook moet wijzigen.
Denk aan je website, als je meerdere bedrijven hebt dan wellicht ook meerdere websites. Socialemediakanalen zoals Facebook, Instagram en TikTok waar je een zakelijk account hebt, vermelden vaak ook een vestigingsadres. Misschien wordt je bedrijf vermeld op een branchewebsite of een gemeentelijke bedrijvenpagina. Ook daar moet het adres worden aangepast.
Een zakelijk postadres aanvragen
Als je besluit een zakelijk postadres aan te vragen bij MrKantoor dan is het belangrijk dat je je realiseert dat daarmee je privéadres niet zomaar verdwijnt. Het is nog altijd te achterhalen. Bovendien moet je voordat je gebruik kunt maken van de diensten van een domicilieverlener de benodigde gegevens over je bedrijf of bedrijven overleggen.
Er wordt altijd een cliëntenonderzoek uitgevoerd voordat je overeenkomst in kan gaan. Je kunt gebruikmaken van verschillende dienstenpakketten voor de door je gekozen termijn. Meer informatie is te vinden op de tarievenpagina van MrKantoor. Je kunt via het contactformulier direct je aanvraag indienen.
